Achten Sie darauf, dass Ihre Präsentation auf Ihre Zuhörer zugeschnitten ist! Es ist sehr peinlich und schwächt Ihre Überzeugungskraft, wenn sich Elemente finden, die eindeutig für andere Adressaten entwickelt wurden.
Wie beziehungsweise in welcher Phase kann ich diesem Stolperstein am besten ausweichen?
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Agenda
Die Agenda soll dem Zuhörer Orientierungshilfen geben, aber ihn nicht demotivieren. Achten Sie also darauf, dass sie nicht zu umfangreich ist, weil Ihre Zuhörer sonst denken, Sie würden ein ganzes Buch vortragen wollen! Außerdem hat es sich bewährt und entspricht auch modernen Sehgewohnheiten, wenn die Agenda auf Ihren Folien am Rand „mitläuft“ und die Zuhörer jederzeit sehen, an welcher Stelle Sie gerade sind. Im Unternehmensalltag hat sich alternativ die Gepflogenheit eingestellt, eine Flip-Chart mit Agenda am Rand der Vortragsfläche stehen zu haben.
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Aktivlautsprecher
Aktivlautsprecher sind in der Regel nicht besonders gut gegen elektromagnetische Strahlung abgeschirmt und häufig sehr laut gestellt. Dies hat zur Folge, dass sie in Ruhephasen zum Brummen und Detektieren von Handyaktivität neigen. Häufig sind die Lautsprecher auch zu klein (weil es sich um einfache Desktop-Lautsprecher handelt, die nicht zur Raumbeschallung entwickelt wurden) und von ausgesprochen geringer Qualität. Deshalb sollte man sich im Vorfeld um geeignete Geräte und eine gute Einstellung bemühen.
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Anschlüsse
Wer regelmäßig an wechselnden Orten präsentieren muss, hat wahrscheinlich schon eine kleine Sammlung von Adaptern, Verlängerungskabeln und so weiter dabei. Alle anderen sollten sich im Vorfeld erkundigen, ob alle Kabel vorhanden sind, sie noch irgendeinen Adapter benötigen und ob ihre Geräte grundsätzlich mit der örtlichen Technik kompatibel sind.
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Beamer
Dem Beamer könnte man ein ganzes Kapitel widmen. Neben der ausreichenden Helligkeit (siehe auch Stolperstein „Verdunklung“) sollte auf ein ausreichend großes, von allen Plätzen sichtbares Bild, eine akzeptable Farbwiedergabe, die geeignete Auflösung (falsche Einstellungen können bis zu dem gefürchteten Blaubild führen) und ein erträgliches Lüftergeräusch geachtet werden. Die Tonwiedergabe ist bei den meisten Beamern nur ein Notbehelf.
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Begrüßung
Eine Begrüßung muss nicht am Anfang stehen – vielleicht beginne ich ja mit einer Aufmerksamkeit erregenden Demonstration oder Geschichte, einem Zitat oder Videoausschnitt – aber eine dem Zuhörerkreis angemessene Begrüßung ist Pflicht.
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Dank an das Publikum
Ein Dank ist eine emotionale Geste. Selbst wenn er – natürlich – eingeplant ist, sollte er so vorgetragen werden, als würde der Impuls für den Dank einem in diesem Moment vorhandenen Gefühl entsprechen. Dieses Kriterium erfüllt eine Folie am Ende Ihrer Präsentation nicht. Ein solcher Dank ist nicht authentisch! Also danken Sie, wenn es auch nur den geringsten Grund gibt, und danken Sie, so herzlich es Ihnen gelingt – aber unbedingt mündlich und nicht auf einer Folie, die Sie geschrieben haben, als es nichts zu danken gab!
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Dramaturgie
Selbst inhaltlich hochinteressante Präsentationen ermüden schnell, wenn sie keine Abwechslung bieten. Achten Sie besonders auf einen interessanten Einstieg und ein möglichst mitreißendes Ende! Längere Ausführungen sollten Teilzusammenfassungen bieten und theoretische Erörterungen immer auch durch Beispiele und andere Mittel aufgelockert werden. Unterstützen Sie diese Dramaturgie auch durch Wechsel in der Sprechweise und im nonverbalen Ausdruck.
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Einwände
Einwände können den Vortragenden leicht aus dem Konzept bringen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie mit Einwänden umgehen wollen! Sollten Sie nicht sprecherisch und inhaltlich weit über den Anforderungen stehen, reagieren Sie auf Einwände entweder gar nicht oder nur mit der Bitte, den Einwand noch zurückzustellen, bis Sie Ihren Vortrag beendet haben. Bewährt hat sich das Verfahren, dass zu Beginn des Vortrages die Regel aufgestellt wird, dass Verständnisfragen auch zwischendurch gestellt werden dürfen, es für andere Fragen, Ergänzungen und Einwände usw. im Anschluss die Möglichkeit der Diskussion gibt.
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Ersatzmedium
Bei wichtigen Präsentationen sollten Sie auf den Ausfall eines technischen Gerätes vorbereitet sein. Machen Sie beispielsweise eine Kopie Ihrer Präsentationsfolien, um wenn nötig auch auf einem anderen Computer präsentieren oder die unverzichtbaren Folien als Hand-out einsetzen zu können. Oder könnten Sie die Präsentation zur Not auch mit einer Tafel, einer Flip-Chart oder mit Overhead-Folien retten?
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Fachvokabular
Wenn Fachleute unter sich sind, wird oft ein Gemisch aus Fachwörtern und Abkürzungen benutzt, dem Außenstehende unmöglich folgen können. Überlegen Sie sich, ob alle Zuhörer eine Chance haben, Sie zu verstehen! Bei einer gemischten Zuhörerschaft geben Sie den Nicht-Fachleuten Verständnishilfen in Form von kurzen Übersetzungen und Erklärungen!
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Farben
Farben sind ein hervorragendes Mittel der Aufmerksamkeitssteuerung. Aber nur so lange, wie nicht zu stark eingesetzt werden. Präsentieren Sie farbig, aber nicht kribbelbunt!
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Fernsteuerung
Fernsteuerungen ersetzen zunehmend das lästige Bedienen der „Weiter“-Taste am Laptop. Neben dem Risiko, dass die Batterie(n) gerade während Ihrer Präsentation leer ist(sind), ist mangelnde Übung im Umgang mit den Geräten eine Stolperfalle. Der oft mit eingebaute Laserpointer sollte während des Vortrages nicht betätigt werden und auch in ausgeschaltetem Zustand nicht auf die Zuhörer gerichtet sein!
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Folienhintergründe
Achten Sie bei den Folienhintergründen vor allem auf eventuelle Vorgaben der Corporate Identity und darauf, dass sie einen guten Kontrast zur verwendeten Schrift bieten! Desweiteren sollten grafische Elemente in gestalterischer Harmonie zu Schrift und Grafik Ihrer Präsentation stehen. Die in standardisierten Vorlagen oft anzutreffenden Diagonalen stehen häufig in einem schon fast schmerzhaften Widerspruch zur sinnvollerweise horizontal angeordneten Schrift und den ebenfalls nicht um 45 Grad auf die Seite gekippten Grafiken.
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Hand-out
Die Ausgabe der abkopierten Folien Ihrer Präsentation hat nur entfernt etwas mit einer methodisch sinnvollen Arbeit mit Hand-outs zu tun. Erstens nutze ich Hand-outs alternativ zu einer Folie. Zweitens ist ein Hand-out ganz anders zu gestalten – ein Hand-out fasst ein Vielfaches der Information einer Präsentationsfolie. Drittens soll ein Hand-out nur dann die Aufmerksamkeit der Zuhörer fesseln, wenn der Vortragende damit arbeitet. Wer die abkopierten Folien zum Schluss zum Mitnehmen hinlegt, wird sicher Abnehmer finden. Aber das ist nicht ihr eigentlicher Verwendungszweck.
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Karikaturen
Humor ist ein Schlüssel. Für Aufmerksamkeit, gute Stimmung und Sympathie. Insofern sind Karikaturen ein sehr interessantes Element bei der Gestaltung von Präsentationen. Aber man muss nicht erst an die Affäre um eine Mohammed-Karikatur denken um zu wissen, dass Karikaturen auch verletzen können und sich gerade am Humorverständnis die Geschmäcker scheiden. Wenn Sie sich sicher sind, dass die Karikatur wirklich passt und keinen Ihrer Zuhörer verletzt oder abstößt, nutzen Sie sie. Im Zweifel sollten Sie auf eine Karikatur immer verzichten.
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Kernbotschaften
Gerade in sehr detaillierten Präsentationen gehen die Kernbotschaften leicht unter. Achten Sie darauf, dass Sie das Wichtige, Ihre Hauptaussagen und Appelle sprachlich und sprecherisch ausreichend hervorheben, gut visualisieren und am Ende noch einmal zusammenfassen!
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Komplimente und Lob
Komplimente und Lob brauchen wir alle, sie tun gut, müssen aber ehrlich sein und glaubwürdig, sonst werden sie als Manipulationsversuch durchschaut. Übertreibungen sind zwar nicht nur erlaubt, sondern erwünscht, aber es muss einen realistischen Ansatzpunkt geben. Eine widerspenstige, unaufmerksame und destruktiv eingestellte Gruppe für ihre „tolle Mitarbeit“ zu loben ist nicht sinnvoll, außer die Gruppe versteht das Lob als berechtigte, ironisch gefasste Kritik.
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Laserpointer
Laserpointer sind eine wunderbare Erfindung für den Sternbilderklärer im Planetarium. Ansonsten sind sie eine ernste Gefahr für das Augenlicht und den Flugverkehr. Bei einer Präsentation haben flackernde rote Pünktchen nichts zu suchen. Wer auf etwas hinweisen möchte, dem stehen außer den hinweisenden Hand- oder Armgesten am Overheadprojektor Stifte und in Präsentationsprogrammen für den PC faszinierende Möglichkeiten zur Verfügung.
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Lesbarkeit
Achten Sie auf gut lesbare Schriftarten und vor allem eine angemessene Schriftgröße auf Ihren Folien!
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Lesezeiten
Achten Sie darauf, dass Ihre Hörer ausreichend Zeit haben, Ihre Folien zu lesen und zu verstehen! Insbesondere wenn Sie den Folienwechsel automatisiert haben, sollten Sie diese Zeit nicht unterschätzen.
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Mikrofon
Arbeiten Sie mit einem Mikrofon, achten Sie auf Rückkopplungen und darauf, dass Sie nicht zu laut sprechen! Die Selbstwahrnehmung verändert sich durch den Einsatz von Verstärkertechnik. Bei Ansteckmikrofonen achten Sie darauf, dass das Mikrofon bei Bewegungen nicht verdeckt wird oder an ihrer Kleidung reibt.
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Overheadprojektor
Achten Sie darauf, dass vor allem die Auflagefläche und Ihre Folien sauber sind! Schmutzflecken und Fusselansammlungen müssen nicht projiziert werden. Ihre Folien sollten möglichst gerade liegen. Folien sollten möglichst nicht teilweise abgedeckt sein – dann fertigen Sie lieber zwei Folien an. Schalten Sie den Projektor ab, wenn keine Folie aufliegt oder er länger als 2-3 Minuten nicht benötigt wird. Klappen Sie den Spiegel nicht ein, wenn das Gerät eingeschaltet ist.
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Programmabstürze
Vermeiden Sie Präsentationen mit Geräten und Programmen, die zum Abstürzen neigen! Falls es dennoch dazu kommt, bewahren Sie Ruhe. Unterbrechen Sie notfalls Ihre Präsentation und stellen Sie zügig, aber ohne Hektik wieder Arbeitsfähigkeit her. Falls ein Anwesender zuverlässig in der Lage ist, das Problem zu beheben, bitten Sie ihn, das zu übernehmen, und überbrücken Sie die Zeit mit ergänzenden Informationen zu Ihrem Vortrag.
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Schriftformate
Abgesehen von der Lesbarkeit haben Schriften auch bestimmte Anmutungen. Sie können verspielt wirken, sachlich, ernst, fröhlich, seriös, unseriös, künstlerisch, nüchtern und so weiter. Achten Sie darauf, dass Ihre Schrift zum Thema und Anlass passt. Überprüfen Sie außerdem, ob es eine spezielle Schrift gibt, die Sie im Rahmen der Corporate Identity verwenden sollten.
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Startfolie
Das erste Bild, das Ihre Zuhörer sehen sollen, ist nicht der Windows- oder Apple-Desktop und auch nicht Ihre Präsentation in Bearbeitungsansicht, sondern eine Startfolie, die normalerweise den Titel Ihres Vortrages und Ihren Namen, das Logo Ihrer Firma und eventuell das Datum enthalten sollte! Abweichungen davon sollten Sie begründen können. Wenn Sie das plausibel können, dann ist die Folie wahrscheinlich auch so in Ordnung.
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Störungen
Störungen haben Vorrang! Sollte etwas Ihre Präsentation ernsthaft stören, unterbrechen Sie und stellen Sie die Störung ab: schließen Sie bei Außenlärm das Fenster, verdunkeln Sie den Raum, wenn es zu hell ist, schalten Sie lärmende Geräte und flackernde Lampen ab, lassen Sie Betrunkene aus dem Raum führen und laut schnarchende Teilnehmer wecken…
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Timing
„Man kann über alles sprechen – nur nicht über eine Stunde“. Es gibt diesen Satz mit verschieden Zeitangaben. Das hängt damit zusammen, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne individuell und situativ sehr unterschiedlich sein kann. Sprechen Sie deshalb ohne Hektik so lange wie nötig und darüber hinaus so kurz wie möglich. Wenn ein Thema mehr Zeit benötigt, planen Sie spätestens nach jeweils 90 Minuten Pausen ein. Unterbrechen Sie nicht einfach nach einem starren Zeitraster, sondern an dramaturgisch günstigen Stellen.
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Unternehmenslogos
Unternehmenslogos gehören in vielen Fällen dazu und finden sich dann in der Regel auf jeder Folie. Betrachten Sie das Logo als ein zentrales Gestaltungselement, dem Sie die Gestaltung und insbesondere die Farbgebung der restlichen Folie anpassen müssen!
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Verabschiedung
Eine freundliche Verabschiedung gehört dazu. Und sie gehört wirklich ans Ende. Lassen Sie nach der Präsentation noch Fragen zu, verabschieden Sie sich nicht vorher, sondern erst wenn dieser Punkt abgeschlossen ist. Möchten Sie im Anschluss noch diskutieren, dann verabschieden Sie sich erst nach dem Zusammenfassen des Diskussionsergebnisses und dem Abschluss der Diskussion.
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Verdunklung
Verdunkeln Sie den Raum genau so weit, dass Ihre Visualisierung gut zu sehen ist! Keinesfalls sollten Sie so weit verdunkeln, dass Sie selbst nicht mehr gut zu sehen sind.
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Versprecher
Versprecher sind zwar ärgerlich und es wäre besser, wenn sie sich vermeiden ließen, aber sie sind meistens auch nicht annähernd so schlimm, wie sie sich für den Sprecher in dem Moment anfühlen. Kleine Versprecher übergehen Sie! Für größere Versprecher, vor allem wenn das Verständnis stark beeinträchtig wurde, bitten Sie ganz knapp um Entschuldigung. Danach wiederholen Sie den Gedanken noch einmal. Nötigenfalls wiederholen Sie auch noch einmal die vorhergehende Information, um den Zusammenhang herzustellen.
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Visualisierung
Hüten Sie sich vor Übertreibungen (Aufwärtspfeile etc.)! Beachten Sie Wahrnehmungsgewohnheiten! Fragen Sie sich, wozu Sie etwas visualisieren. Haben Sie keine plausible Erklärung, verzichten Sie darauf! Hüten Sie sich vor Übervisualisierung: Visualisierung ist kein Selbstzweck, sie hebt hervor oder dient der Veranschaulichung!
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Witze
Humor verbindet. Und Humor spaltet. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Lieblingswitz zwangsläufig auch bei Ihren Zuhörern auf Begeisterung stößt. Besser als regelrechte Witze sind in der Regel kleine humorvolle Bemerkungen, die jedoch nicht auf die Kosten anderer gehen.
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Zahlen
Jeder normale Mensch kann sich mühelos 23 verschiedene Zahlen merken und sich vorstellen, wie es aussieht, wenn sich 125.000 Menschen auf einem Platz versammeln oder man 7 Milliarden Euro in 20-Euro-Noten auf einen Haufen wirft… Zahlen sind eine Stolperfalle erster Ordnung. Und zwar in Bezug auf die Anzahl von Zahlen, die wir gleichzeitig im Kopf behalten können und die Fassbarkeit vor allem sehr großer Zahlen. Deshalb sollten Zahlen, wenn sie für den Vortrag wichtig sind, in der Regel – geeignet! - visualisiert werden.
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Zeigestäbe
Zeigestäbe gehören in den Geografieunterricht und in die Hand von Militärstrategen. Alle anderen kommen mit Armen, Händen und zur Not auch mit einem Kugelschreiber aus.
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Zusammenfassung
Informationen und Botschaften, die meine Zuhörer unbedingt mit nach Hause nehmen sollen, müssen am Ende noch einmal wiederholend zusammengefasst werden.
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A bis Z
Was meinen Sie: Wie beziehungsweise in welcher Phase kann ich die meisten Stolpersteine vermeiden?
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Ergebnis
Warum ist in diesem Fall ein Tortendiagramm zur Visualisierung der Daten nicht geeignet?
weil ich dann gleich Hunger bekomme
weil die Balken schöner aussehen
weil Tortendiagramme vor allem dann genutzt werden sollten, wenn es um Anteile an einer festen Größe geht
